Email tussen verschillende apparaten synchroon houden

Voor mij vanzelfsprekend, maar volgens mij zijn er nog veel smartphone gebruikers die hun email tussen pc en telefoon niet synchroon houden: Mail komen weliswaar op beide beide apparaten binnen maar als je het op de telefoon leest blijft op de pc veelal ongelezen, althans met de standaard instellingen. Dat kan ook anders

Uitleg standaard situatie email

Meeste mensen zullen de email gebruiken via hun provider zoals bijvoorbeeld van Ziggo of Kpn. Veelal wordt deze mail reeds via de computer opgehaald en standaard zal de mail dan van de server verdwenen zijn na het ophalen (dit is de default instelling). Hierdoor zal deze mail niet meer naar je telefoon komen (als deze de mail nog niet had opgehaald).

Andersom is vaak niet zo’n probleem, als je de mail eerst met je telefoon ophaalt, dan blijft de mail (met de standaard instellingen) wel nog op de mailserver staan zodat deze ook nog via de computer opgehaald kan worden waarna ze dan pas van de server verdwijnen.

In praktijk is het dan vervelend als je mail soms wel en soms niet op je telefoon krijgt.

Meest eenvoudige oplossing hiervoor is om in ieder geval in je email programma op de computer in te stellen dat de email (tijdelijk) op de server beschikbaar moet blijven. Hierdoor krijgt je telefoon ook de gelegenheid om de mail nog op te halen.

Mail ophalen vs synchroniseren

In bovenstaande situatie heb ik het over mail ‘ophalen’. Dat betekent éénrichtingsverkeer. De email gaat van de server naar je telefoon en/of computer. Email ophalen gebeurt normaal gesproken via POP (Post Office Protocol)

Nadelen POP:

• Verwijder je de mail op je telefoon dan blijft deze op de computer (en/of andere apparaten) gewoon zichtbaar. Soms heeft dit de voorkeur, maar ik vind dit niet handig.
• Lees je de mail op je telefoon dan blijft de mail op je computer op ongelezen staan, en andersom natuurlijk ook. Lees / verwerk je de mail op de computer, dan staan ze op de telefoon nog op ongelezen. Ook niet erg handig!
• Mail is na ophalen meestal niet meer beschikbaar via webmail (Dit is wel in te stellen).

Mail synchroon houden tussen PC en Smartphone

Hoewel er meerdere wegen naar Rome leiden gebruik ik telkens dezelfde manier die voor mij prima werkt: IMAP (Internet Message Access Protocol). Zoals de naam aangeeft (Access Protocol) is het een manier om toegang te krijgen tot je email die op internet staat (mailserver van je provider).

Belangrijkste voordeel van IMAP is dat de mail op de server blijft staan. Hierdoor kun je de mail via de telefoon, computer maar ook via webmail bekijken en verwerken. Alle wijzigingen zullen vervolgens ook op de overige devices zichtbaar worden. Lees je mail via de telefoon dat zal je mail ook op de computer en via de webmail als gelezen gemarkeerd zijn! Ook mails die je verwijdert zullen op de andere apparaten verdwijnen (dit is eventueel ook aan te passen mocht jij dit niet willen).

TIP voor clubs / vereniging / kleine groepen: Deze methode is niet alleen handig om je eigen mail over verschillende apparaten synchroon te houden, maar ook als je bijvoorbeeld vanuit een club / vereniging of klein bedrijf met meerdere personen dezelfde mailbox wilt bijhouden is dit een uitstekende methode!

Instellen van IMAP op de PC

Ik ga niet voor iedere email client aangeven hoe dit moet, maar ik wil de hoofdlijnen aangeven, vaak kun je bij je provider ook wel een korte handleiding vinden voor de verschillende clients. Mijn referentie is in ieder geval ‘outlook’.

Kies vanuit je email programma de optie voor het toevoegen van email account. Daar waar je normaal voor POP zou kiezen kies je nu voor IMAP. De instellingen van IMAP zijn soort gelijk als bij POP, belangrijk verschil is echter de server voor inkomende mail. Daar waar deze voor POP mail vaak met POP of POP3 begint zal dit voor IMAP dus IMAP zijn. Welke server je moet gebruiken hangt af van je provider. Google even op ‘<je provider> IMAP instellingen’. Voor Ziggo levert dit deze pagina op.

Instellen van IMAP op je smartphone

Eigenlijk zijn dit dezelfde stappen als op je PC. Voeg een nieuw email account toe en kies IMAP ipv POP. Rest is gelijk aan het instellen van POP. Uiteraard wel net als op de PC het IMAP server adres gebruiken.

TIP voor mobiele apparaten: Als je toch je mail op je telefoon instelt, zorg dan dat je gelijk een beveiligde verbinding instelt: Met een mobiele telefoon maak je vaak gebruik van (open) wifi netwerken. Maak je gebruik van een niet beveiligde verbinding dan verzend je je gebruikersnaam en wachtwoord dus onbeveiligd over een netwerk waar jan en alleman op kan. Het is dan eenvoudig voor kwaadwillende om dit te onderscheppen (sniffen). Ik gebruik SSL/TLS. De juiste instellingen zijn ook afhankelijk van je provider, zoek bij je provider even uit welke beveiliging zij ondersteunen, en wat daar de instellingen (o.a het poortnummer) van zijn.

TIP voor oudere outlook versies: Tot Outlook 2007 haalt IMAP standaard slechts een deel van de mail op (de header + deel van de body). Dit is soms vervelend. In outlook kun je instellen dat de map ook offline beschikbaar moet zijn (staat onder het optie menu,  e-mail instellingen -> verzenden / ontvangen -> bewerken). Als je de betreffende mappen aanvinkt dat zal de volledige mail k gedownload worden. Voordeel is dat je hierdoor ook de mail beter kunt doorzoeken en minder (of niet) afhankelijk bent van je internet connectie voor de volledige mail).

Nadelen IMAP

IMAP heeft vele voordelen, maar het heeft ook wel nadelen:

• Werkt vaak trager dan POP. Dit omdat meer data heen en weer gestuurd  en vergeleken moet worden.
• Mail server kan vol raken. Doordat je geen mail van de server verwijderd zal de online mailbox dus groeien. Het is dan ook noodzakelijk om periodiek je mail van de server af te halen. Dit kan vrij eenvoudig door het ‘verplaatsen’ van de online mail naar een ‘offline map’.

Samenvattend

Als je email wilt gebruiken op verschillende apparaten, of als je email gezamenlijk met meerdere personen wilt gebruiken / beheren dan is POP niet het meest handige protocol. Met het gebruik van IMAP zorg je ervoor dat al je apparaten (of personen) dezelfde van de email hebben! Zorg tevens dat je op mobiele apparaten (dus ook je laptop) gebruik maakt van een beveiligde verbinding. Voor een vaste / thuis pc is dit niet zo noodzakelijk.

Vragen / opmerking?

Heb je vragen, opmerkingen, aanvullingen of correcties op bovenstaande? Laat dan svp onder dit artikel een reactie achter.

Bedankt!