Dropbox to sync it all..

Sinds lange tijd gebruik ik mobile devices zoals smartphones en tablets, maar hoe meer je er aan gewend raakt hoe meer je ermee wilt doen. Ook met de trends als ‘het nieuwe werken’ en ‘paperless office’ willen mensen steeds vaker beschikken over hun documenten om deze even te kunnen inzien ter voorbereiding van een gesprek of om nog even de laatste aanpassingen te doen in een document of presentatie.. maar hoe zorg je ervoor dat je alles in sync houdt tussen je pc, telefoon en tablet? 

Sinds lange tijd maak ik gebruik van Dropbox. Voor wie Dropbox nog niet kent: Eenvoudig gezegd is Dropbox een online harddisk (cloud storage). Standaard krijg je 2 gigabyte om je bestanden te synchroniseren.

Hoe gebuik ik dropbox?

Om te beginnen heb ik een account aangemaakt en de Dropbox client geïnstalleerd op mijn vaste PC. Vervolgens heb ik dit gekoppeld aan de map waar ik mijn bestanden die ik altijd tot mijn beschikken wil hebben in op sla: bijvoorbeeld C:\Gebruikers\Ramon\Mobiele Bestanden. Het is dus wel zaak om te zorgen dat ik ook netjes mijn documenten in deze map bewaar, maar dat spreekt voor zich.

Synchroniseren met Android (Tablet en SmartPhone)

Vanuit de Google Play kun je Dropbox gratis downloaden en installeren. Als je vervolgens inlogt zul je de bestanden die je vanuit je pc in je “mobiele bestanden” map hebt geplaatst zien staan. Dat is al een goede stap in de richting, maar dat was voor mij nog niet voldoende. Alhoewel ik via de dataverbinding aan mijn bestanden kan komen, wil ik mijn data niet verspillen aan het downloaden van (wellicht grote) bestanden. Daarnaast hebben mijn tablets geen van allen de beschikking over een dataverbinding via het mobiele netwerk. Voor Android heb ik een oplossing gevonden middels ‘DropSync’. Na het koppelen van dropsync aan je Dropbox account kun je een synchronisatie frequentie instellen.

Ik heb DropSync zo ingesteld dat wijzigingen van mijn Dropbox bestanden ieder uur worden gesynchroniseerd met mijn Android SmartPhone en Tablet, maar dan wel alleen via WiFi. Zodra ik op mijn PC een wijziging aanbreng in één van mijn Mobiele documenten, dan zullen deze binnen één uur op mijn Android device staan. Wil ik nog even ‘last minute’ via mijn PC een document aan mijn mobiele documenten toevoegen, dan start ik voordat ik de deur uit ga (en dus mijn WiFi zone verlaat) DropSync even handmatig.

2-weg Synchronisatie

Andersom werk ook, als ik via mijn mobiele apparaat een aanpassing aan een document doe, dan wordt deze zodra ik WiFi connectie heb, geüpload naar Dropbox waardoor de wijzigingen automatisch ook op mijn PC mappen doorgevoerd zullen worden!

Synchroniseren met iOS (iPad / iPhone)

Er is al veel gesproken / geschreven over iOS vs Android. Alhoewel ik iOS prima vindt heeft het ook z’n nadelen, en voor mij is dat vooral dat iOS een gesloten systeem is. Voor diegene die uitsluitend Apple producten hebben is dit waarschijnlijk geen probleem, maar voor mij is dat dus wel een nadeel. Waarom blijkt denk ik uit onderstaande toelichting over hoe ik mijn bestanden met mij iPad synchroniseer.

Om te beginnen, mijn favoriete programma voor de iPad is GoodReader. In de tijd dat ik mijn iPad nog dagelijks (zakelijk) gebruikte (tegenwoordig gebruik ik de Galaxy Note 10.1) was Goodreader mijn meest gebruikte programma op de iPad. Later zal ik wellicht nog een artikel hier aan wijden, maar om het nu kort te houden: Goodreader is een programma dat vrijwel alle gangbare bestandsformaten leest (van .avi tot .txt) en het bewerken van PDF documenten is bijzonder krachtig. Maar wat ik nog belangrijker vind dan de goede ondersteuning voor de verschillende formaten is de mogelijkheid om bestanden ‘lokaal’ op te slaan en te beheren, iets wat iOS zelf niet kan!

iOS, Dropbox en GoodReader

Je mobiele bestanden synchroniseren naar je iOS device wordt voor zover mij bekend niet toegestaan. Volgens mij is dit zelfs niet eens mogelijk via iCloud, maar ik sta open voor uitleg hoe dit wel kan :)

Hoe dan wel?

Ik ga er vanuit dat dropbox account is aangemaakt en dat ook de PC software geïnstalleerd en gekoppeld is aan ‘Mobiele bestanden’. Als dit in orde is, installeer GoodReader vanuit de Appstore en koppel Dropbox door ‘Add’ bij ‘Connect to Servers’ te kiezen.
Klik vervolgens op de gekoppelde Dropbox waarna je een overzicht krijgt van je mappen en bestanden. Selecteer de map waar je mobiele bestanden in staan en selecteer ‘sync’ en rond de instellingen verder naar wens af.
Telkens als je je bestanden wilt synchroniseren dien je enkel op [sync]  te drukken. Het is mij nog niet geluk om iets te vinden waardoor dit automatisch gebeurt.

Het mooie van GoodReader is dat indien je een gesynchroniseerde bestanden vanuit GoodReader zelf bewerkt (bijvoorbeeld commentaar toevoegen in een PDF bestand) wordt door het drukken van [sync] het gewijzigde document weer netjes geüpload naar je Dropbox. Indien je echter een bestand bewerkt met een andere editor dan zul je deze op een andere manier moeten uploaden naar je Dropbox.  Ik realiseer me dat de iOS synchronisatie niet ideaal is, maar op zich werkt het redelijk eenvoudig, zeker als je het voor ‘readonly’ documenten wilt gebruiken. Ik sync dus in principe 2x. Eerste keer als ik thuis weg ga, en tweede keer als ik wijzigingen heb gedaan en ik wil deze ‘uploaden’. Indien iemand een betere oplossing heeft laat dan gerust commentaar achter.. ik ben nooit te oud om te leren :-)

Extra’s

Naast dat Dropbox ideaal is voor synchronisatie van je documenten biedt Dropbox ook andere functionaliteiten zoals het delen van bestanden met anderen. Ook biedt Dropbox een webinterface waardoor je van iedere willekeurige PC toegang tot je bestanden kunt krijgen. Zelf gebruik ik de Dropbox optie om automatisch de foto’s van mijn telefoon en tablets te synchroniseren met mijn PC. Apple fans: zie het als photostream, maar dan te gebruiken voor alle devices :)

Resultaat van bovenstaande

Na bovenstaande ingesteld te hebben is het in sync houden van (mobiele) bestanden vrij eenvoudig. De 2-weg synchronisatie met Android verloopt geheel vanzelf en werkt prima voor zowel het lezen als bewerken van bestanden op je mobiele apparaten. De synchronisatie met iOS dient handmatig gestart te worden en werkt vooral goed voor beschikbaar maken van bestanden op je iOS device. Terug synchroniseren van wijzigingen is wat lastiger. Wijzigingen maken in PDF bestanden via de Editor van GoodReader werkt daar en tegen prima. GoodReader is wat mij betreft sowieso een must voor diegene die de iPad serieus gebruiken.

Ik ben voorstander van ‘paperless office’, mijn default printer is dan ook een PDF printer die naar mijn ‘Mobiele Bestanden\Digitale Printjes’ print.

Bij vragen over deze oplossing, of als je zelf nog tips hebt reageer dan gerust onderstaand.

– Ramón

 iPhone producten in RamonsGadgets Shop: